SAF-T (D406) pentru firme mici: de unde începi

Ce este SAF-T

SAF-T (Standard Audit File for Tax), depus în România prin declarația D406, este fișierul standard de audit cerut de ANAF. Este un fișier XML detaliat care oferă organului fiscal o imagine structurată și completă a contabilității firmei, într-un format unitar.

Spre deosebire de un decont sintetic, D406 coboară la nivel de document și de înregistrare contabilă, ceea ce înseamnă că datele trebuie să fie curate pe tot parcursul lunii, nu doar la nivel de totaluri.

Scopul declarat este să scurteze controalele: în loc să ceară registre și documente pe rând, inspectorul primește un fișier unic, într-un format pe care îl poate interoga automat. Pentru firmă, asta înseamnă că datele trebuie să fie nu doar corecte, ci și complete și structurate exact cum cere schema.

Ce conține fișierul

D406 este organizat pe secțiuni care acoperă întreaga contabilitate:

• Master files: planul de conturi, clienți, furnizori, produse și alte date de referință.
• Documente sursă: facturi emise și primite, plăți și încasări.
• Înregistrări contabile: notele contabile din registrul jurnal.

Coerența datelor

Secțiunile nu sunt independente. Soldurile din conturi trebuie să corespundă cu documentele sursă și cu jurnalul, altfel fișierul semnalează inconsecvențe. De aceea o contabilitate ținută corect zi de zi produce un D406 corect aproape automat.

În practică, cele mai multe erori nu sunt de calcul, ci de mapare: un cont fără corespondent, un partener fără cod fiscal valid sau un document căruia îi lipsesc câmpuri obligatorii. Acestea nu se văd într-un decont sintetic, dar ies imediat la validarea D406.

Cât de des se depune

Frecvența depinde de categoria de contribuabil: raportarea este lunară sau trimestrială, în funcție de perioada fiscală de TVA și de încadrarea firmei. Firmele mai mici intră în obligație eșalonat.

Pentru primele raportări există o perioadă de grație, în care întârzierile și unele erori nu se sancționează imediat. Este momentul ideal pentru a rula fișierul în gol și a corecta datele, nu pentru a-l amâna.

Merită confirmată din timp încadrarea firmei și perioada aplicabilă, pentru că data de la care D406 devine obligatoriu diferă de la o categorie la alta.

Validarea și primii pași

Fișierul D406 se validează cu validatorul oficial DUK (DUKIntegrator), care verifică structura XML și o parte din regulile de conținut. Un fișier care nu trece validarea nu are rost trimis.

Clarito generează și validează D406 automat din datele deja înregistrate, așa că raportarea devine un pas de verificare, nu o reconstrucție a contabilității la termen.